Khi bắt đầu tìm hiểu về cách thức quản trị hiệu suất hiệu quả công việc, việc đầu tiên của chúng ta là chúng ta sẽ lên mạng tìm kiếm hoặc đi đâu đó hỏi. Sau một thời gian chúng ta sẽ nhận được nhiều lời khuyên. Một trong những lời khuyên đó là xây KPI.
2 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KPI PHỔ BIẾN
1. PHƯƠNG PHÁP 1: BSC- KPI
- Xây KPI theo “thác đổ” từ trên xuống. Một số nơi chơi chữ tiếng Anh gọi là topdown. Bao gồm:
+ Bước 1: Xác định chiến lược theo 4 khía cạnh cân bằng
+ Bước 2: Xác định KPI chiến lược theo 4 khía cạnh cân bằng tạo ra BSC (thẻ điểm cân bằng)
+ Bước 3: Phân bổ KPI chiến lược xuống thành KPI bộ phận
+ Bước 4: Phân bổ KPI bộ phận xuống thành KPI vị trí
- Nhược điểm:
+ Nếu triển khai xây KPI theo phương pháp BSC – KPI thuần như thế này chúng ta sẽ gặp ít nhất 2 bài toán: Có những vị trí có quá ít hoặc không có KPI hoặc nhân viên và lãnh đạo mắc bệnh “Ơ ơ ơ… em không biết làm”
2. PHƯƠNG PHÁP 2: JD – KPI
- Xây KPI từ mô tả công việc. Cách này được gọi là xây KPI từ dưới lên (bottomup). Các bước như sau:
+ Bước 1: Xác định cơ cấu tổ chức
+ Bước 2: Xác định các mô tả công việc (KRA – Key Result Areas – Khu vực kết quả chủ yếu)
+ Bước 3: Từ các công việc trong mô tả công việc xác định ra các KPI
- Nhược điểm
+ Triển khai theo phương pháp JD – KPI, chúng ta sẽ gặp bài toán: “Nhân viên đạt kết quả KPI nhưng chưa chắc tổ chức đã đạt mục tiêu. Nhân viên viên được thưởng nhưng tổ chức thì lỗ”.
PHƯƠNG PHÁP MIX BS – JD – KPI
GIAI ĐOẠN 1: TOPDOWN
- Xác định dòng chảy chiến lược
- Xác định bản đồ chiến lược
- Xác định các thước đo và chỉ tiêu chiến lược
- Đưa các thước đo và chỉ tiêu chiến lược vào thẻ điểm cân bằng (BSC)
- Hoàn thiện BSC của công ty:
+ Trọng số viễn cảnh, thành phần
+ Đơn vị
+ Tần suất kiểm soát
- Từ bản BSC hoàn thiện, phân bổ các chỉ tiêu xuống các bộ phận theo nguyên tắc CTH (C: Chịu trách nhiệm chính, báo cáo giải trình; T: Tham gia vào dòng chảy công việc; H: Hỗ trợ cung cấp thông tin)
GIAI ĐOẠN 2: BOTTOMUP - TỪ DƯỚI LÊN
- Nhận chỉ tiêu được phân bổ từ công ty
- Coi các chỉ tiêu của công ty như là mục tiêu của bộ phận.
- Phân rã các mục tiêu bộ phận ra thành các mục tiêu nhỏ hơn để giúp bộ phận dễ đạt mục tiêu hơn.
- Xác định chức năng nhiệm vụ, vị trí của bộ phận
- Tìm các thước đo hiệu quả và chỉ tiêu công việc từ chức năng và quy trình bộ phận
- Tập hợp các thước đo và chỉ tiêu đó vào bảng chỉ tiêu được phân bổ để tạo thành thư viện KPI (thước đo hiệu quả công việc)
GIAI ĐOẠN 3: HOÀN THIỆN CÁC THẺ KPI CHO HỆ THỐNG QUẢN TRỊ HIỆU SUẤT
- Tiến hành rút gọn, lựa chọn các KPI phù hợp cho từng vị trí
- Chỉnh sửa, thêm bớt các thước đo khắc phục điểm yếu khi áp dụng KPI
- Xây dựng hệ thống đo đếm báo cáo
- Xây dựng chính sách đánh giá và lương thưởng thúc đẩy hoàn thành KPI
- Kiểm thử chính sách trước khi áp dụng
GIAI ĐOẠN 4: TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPI VÀO THỰC TẾ
- Lên kế hoạch công việc
- Triển khai đo lường
- Đánh giá, xác định công việc yếu cần đào tạo.
- Triển khai hệ thống đãi ngộ
Nguồn: Blognhansu
