Làm một nhà tuyển dụng đôi khi đồng nghĩa với việc ở trên thiên đường và địa ngục cùng một lúc. Khi bạn tìm thấy một ứng viên phù hợp cho bất kỳ vị trí nào, rất có thể bạn sẽ phải từ chối nhiều người khác. Quá trình này tiêu tốn quá nhiều thời gian và sức lực nên không ai muốn thực hiện chúng.

Là người trong cuộc, chúng tôi biết nhiều nhà tuyển dụng chỉ đơn giản là bỏ qua quy trình từ chối. Tuy nhiên, về phía ứng viên, sự im lặng từ các nhà tuyển dụng thật sự là một cơn ác mộng kinh hoàng.

TẠI SAO CẦN GỬI MAIL TỪ CHỐI ỨNG VIÊN?

Bạn có nhớ lần gần nhất mình nộp đơn xin việc? Bạn cảm thấy thế nào khi không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng nhiều ngày sau khi ứng tuyển, hoặc thậm chí phỏng vấn? Bạn sẽ ứng tuyển nếu nhà tuyển dụng đó đăng tuyển một lần nữa chứ?

Bạn thường nhận được nhiều ứng tuyển hơn những gì bạn có thể xử lý? Đó là lý do tại sao chúng ta cần các email mẫu để từ chối ứng viên.

MẪU MAIL TỪ CHỐI ỨNG VIÊN

Một email từ chối ứng viên chuyên nghiệp và lịch sự nên tuân theo dàn ý dưới đây:

• Giao tiếp được cá nhân hóa: Đề cập đến tên của ứng viên và vị trí mà họ đang ứng tuyển.

• Thể hiện sự trân trọng: Cảm ơn ứng viên đã đầu tư thời gian và công sức để ứng tuyển tại công ty của bạn.

• Phản hồi: Nếu ứng viên không được chọn cho một cuộc phỏng vấn, chỉ cần đề cập rằng họ không phù hợp vào thời điểm đó. Nếu họ đã tham dự các cuộc phỏng vấn, bạn nên gửi kèm một số phản hồi về thành tích của họ. Hãy lưu ý đến rủi ro pháp lý nếu bạn quyết định chia sẻ lý do chính xác của việc từ chối.

• Đề xuất: Chuyển hướng ứng viên đến các vị trí tuyển dụng khác có thể phù hợp với trình độ của họ hoặc chỉ cần nhắc họ truy cập trang web của công ty bạn để cập nhật các vị trí tuyển dụng mới nhất.

1. MẪU MAIL DÀNH CHO ỨNG VIÊN KHÔNG ĐƯỢC CHỌN PHỎNG VẤN

Tiêu đề email: Ứng tuyển [Chức danh] tại [tên công ty]
Thân gửi [Tên ứng viên],

Vì số lượng đơn đăng ký cho [vị trí] của chúng tôi tại [Công ty] khá đông, do đó chúng tôi không thể phỏng vấn tất cả các ứng viên đã gửi hồ sơ.

Mục đích của email này là để thông báo rằng bạn đã không được chọn phỏng vấn. Chúng tôi thực sự đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để ứng tuyển vào vị trí này. Chúc bạn khỏe và mong rằng hành trình tìm việc của bạn sẽ sớm thành công.

Chúng tôi luôn khuyến khích bạn ứng tuyển những công việc phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong tương lai.

Trân trọng,
[Tên người quản lý tuyển dụng]
Thay mặt phòng Nhân sự

2. MẪU MAIL TỪ CHỐI DÀNH CHO ỨNG VIÊN ĐÃ PHỎNG VẤN

Tiêu đề email: Ứng tuyển [Chức danh] tại [tên công ty]
Thân gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian tham dự buổi phỏng vấn cho [vị trí] tại [Công ty]. Chúng tôi rất ấn tượng với thành tích của bạn trong buổi phỏng vấn.

Mục đích của email này là để cảm ơn và thông báo rằng bạn đã không được chọn cho các quy trình tiếp theo với chúng tôi. Quyết định khó khăn này đã được đưa ra sau khi cân nhắc kỹ lưỡng nhiều điểm mạnh và tiềm năng của bạn.

Mặc dù chúng ta không thể tiến xa hơn với vị trí này, nhưng điều đó không có nghĩa là hành trình của chúng ta kết thúc ở đây. Chúng tôi đặc biệt khuyến khích bạn ứng tuyển các công việc khác phù hợp với bằng cấp và kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong tương lai.

Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với công ty của chúng tôi. Chúc bạn thuận lợi trong hành trình tìm kiếm việc làm và phát triển sự nghiệp.

Trân trọng,
[Tên người quản lý tuyển dụng]
Thay mặt phòng Nhân sự

MẸO TỪ CHỐI ỨNG VIÊN MỘT CÁCH KÉO LÉO

“Tôi đã học được rằng mọi người sẽ quên những gì bạn nói, mọi người sẽ quên những gì bạn làm, nhưng họ sẽ không bao giờ quên bạn đã khiến họ cảm thấy thế nào”.
- Maya Angelou -

Những lời của Maya Angelou là những hướng dẫn cần thiết cho mọi chuyên gia trong ngành nhân sự: Tất cả đều liên quan đến con người. Nói cách khác, tất cả đều liên quan đến cảm xúc của con người. Trong trường hợp này, việc gửi lời từ chối đến các ứng viên trong khi vẫn giữ thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực và giữ họ trong đội ngũ nhân tài tiềm năng là một câu đố đối với nhiều nhà tuyển dụng. May mắn thay, chúng tôi có một số mẹo dành cho bạn:

• Làm điều đó càng sớm càng tốt

• Cá nhân hóa giao tiếp

• Giữ mọi thứ ngắn gọn

• Trung thực

• Tạo cơ hội kết nối lại

Từ chối ứng viên là điều khó nhưng không thể tránh khỏi. Vậy tại sao không biến khó khăn thành cơ hội khiến bạn nổi bật hơn so với các nhà tuyển dụng khác? 

Nguồn: Adecco