Thuê ngoài nhân sự không còn là khái niệm xa lạ gì với nhiều công ty tại Việt Nam nữa. Đặc biệt, với các công ty vừa và nhỏ, dịch vụ thuê ngoài tính lương (payroll) đang là lựa chọn hàng đầu. Hoạt động tính lương không chỉ đơn giản lập một bảng excel và tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên của công ty. Người kế toán hoặc HR còn phải tìm hiểu kỹ càng về luật lao động, các điều khoản hợp đồng, thực hiện đúng quy trình và bảo mật dữ liệu của toàn bộ nhân viên.
1. Dịch vụ tính lương giúp bạn vượt qua những thách thức kinh doanh phổ biến
11% chủ doanh nghiệp nhỏ được khảo sát trong Xu hướng Doanh nghiệp Nhỏ: Năm 2020 cho rằng việc trả lương và các công việc hành chính khác là thách thức hàng đầu. Việc điều hành bảng lương bao gồm lựa chọn giữa các phương pháp, chẳng hạn như chuyển khoản hoặc gửi tiền trực tiếp hoặc đảm bảo rằng tất cả các khoản thuế thích hợp được tính ra khỏi tiền lương của nhân viên.
Những công việc này không phải lúc nào cũng dễ dàng và có thể làm hao mòn thời gian của những người chủ bận rộn. Ngoài ra, việc thuê và giám sát nhân sự thực hiện các chức năng này thực sự có thể tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với làm việc với nhà cung cấp bên thứ ba cung cấp các giải pháp chìa khóa trao tay.
13% chủ doanh nghiệp nhỏ cho rằng quản lý thời gian là một thách thức hàng đầu. Ở đây, việc cố gắng tự thực hiện các chức năng trả lương hoặc thuê và giám sát một nhân viên thực hiện chúng sẽ không hiệu quả về thời gian bằng việc thuê ngoài dịch vụ trả lương của bạn.
Việc tuyển dụng và giữ chân được 16% chủ doanh nghiệp nhỏ coi là một thách thức đáng kể. Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương cũng cung cấp một loạt các dịch vụ nhân sự và quản lý rủi ro có thể giúp bạn loại bỏ một phần các chức năng này. Họ cung cấp các mẫu mô tả công việc và quyền truy cập vào các trang đăng tuyển dụng chẳng hạn.
2. Dịch vụ tính lương Giúp công ty của bạn trở nên hữu hiệu
Do ảnh hưởng lớn của sự gián đoạn COVID-19, điều kiện sẽ thay đổi. Đôi khi, sự thay đổi mạnh mẽ và không có nhiều thông báo trước. Một công ty càng nhanh nhạy trong việc ứng phó với các điều kiện thay đổi, thì hoạt động kinh doanh của họ sẽ càng vững mạnh. Nếu bạn có thể tận dụng những thay đổi tích cực, doanh nghiệp của bạn có thể mạnh hơn. Nếu bạn có thể giảm thiểu sự gián đoạn và suy giảm, bạn càng ít phải chịu những thay đổi tiêu cực.
Các dịch vụ tính lương tối đa hóa khả năng nhanh nhẹn của công ty bạn mọi lúc. Ví dụ: nếu bạn cần tăng nhanh số lượng nhân viên của mình, bạn có thể thêm họ vào bảng lương một cách liền mạch. Mặt khác, nếu nhu cầu của bạn là giảm quy mô một cách hiệu quả và nhanh chóng, chúng có thể giúp bạn giảm biên chế.
3. Không còn lo lắng về việc vi phạm các quy định, điều luật của chính phủ
Một số công ty có sự tham gia đa dạng của các loại hình nhân viên. Nhân viên cố định, nhân viên full-time, nhân viên part-time, nhân viên theo ca, nhân viên hợp đồng, nhân viên thời vụ theo dự án,… Với từng kiểu hình thuê lao động, bạn sẽ phải tìm hiểu các điều luật, các mức lương và mức thuế khác nhau. Và một điều khó khăn là các quy định của chính phủ và pháp luật không phải cố định mãi mãi. Luôn có những quyết định mới, dự thảo sửa đổi luật. Và với những nhân viên không chuyên trong công ty, việc kiêm thêm mảng tài chính, tính lương là vô cùng khó khăn và quá tải. Quan trọng hơn, sự thiếu chuyên môn và kinh nghiệm có thể dẫn đến những hạch toán sai lầm, những sai số trong bảng excel tính lương. Vì thế doanh nghiệp có thể mắc vào các điều vi phạm của pháp luật, phải nộp phạt tốn kém, thậm chí ảnh hưởng đến danh tiếng và lợi nhuận của cả doanh nghiệp.
Đơn giản hóa vấn đề này, bạn có thể giao toàn bộ rắc rối kia vào tay các chuyên gia kế toán – tài chính từ các công ty outsourcing. Hiểu luật, chuyên môn cao, có kinh nghiệp với các nghiệp vụ tính lương trong doanh nghiệp, họ có thể giúp bạn xử lý toàn bộ quy trình tính lương và công việc hành chính phức tạp, tốn thời gian.
4. Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu
Sử dụng team tài chính – kế toán in-house có thể mang lại rất nhiều rắc rối và rủi ro cho các doanh nghiệp nhỏ. Bên cạnh xem xét niềm tin với nhân viên khi hồ sơ và bảng lương của nhân viên bị rò rỉ, bạn còn phải đảm bảo phần mềm tính lương của mình có an toàn không, liệu dữ liệu có được lưu trên một máy chủ và mạng network có đáng tin cậy.
Tuy nhiên, dịch vụ outsourcing kế toán tính lương sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề khó nhằn này. Các công ty outsourcing cung cấp công nghệ tiên tiến, có nghĩa vụ bảo mật và đảm bảo an toàn dữ liệu riêng tư của bạn. Bạn có thể yên tâm với độ uy tín và đảm bảo của các công ty outsourcing, vì đây là một điều khoản không thể thiếu trong các hợp đồng dịch vụ của họ. Không chỉ thế, sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp và hiện đại từ công ty outsourcing, công ty bạn còn tránh khỏi rủi ro mất dữ liệu hoặc bị hack thông tin. Ngược lại, nếu bạn cố gắng xây dựng hệ thống bảo mật cùng hoạt động tính lương nội bộ, công ty của bạn sẽ phải cân nhắc một khoản ngân sách đáng kể.
Nguồn: guidantfinancial.com
gaadvisor.net
